Aufbewahrungsfristen privat: Was Sie wie lange aufheben müssen

Wer Ordner ausmistet, stellt sich immer dieselbe Frage: Was darf weg, was muss bleiben, und was gehört in den Aktenvernichter statt in den Papiermüll? Die Antwort hängt von zwei Dingen ab, nämlich davon, ob Sie als Privatperson oder als Selbstständiger handeln, und davon, welche Art von Dokument vor Ihnen liegt. Für Privatleute gibt es nur wenige gesetzliche Pflichten, aber viele sinnvolle Fristen. Für Selbstständige und Unternehmer schreiben Abgabenordnung, Handelsgesetzbuch und Umsatzsteuergesetz klare Zeiträume vor.

Dieser Artikel ordnet die wichtigsten Unterlagen nach Fristen, nennt die Rechtsgrundlage und sagt zu jeder Gruppe, mit welcher Sicherheitsstufe Sie die Papiere nach Ablauf der Frist vernichten sollten. Wichtig vorab: Es handelt sich um eine redaktionelle Orientierung und keine Rechtsberatung. Bei Streit, Prüfung oder laufenden Verfahren gilt immer: erst klären, dann vernichten.

Wie lange müssen Privatpersonen Unterlagen aufbewahren?

Privatpersonen unterliegen in den meisten Fällen keiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, sollten viele Dokumente aber aus Beweisgründen trotzdem eine Zeit lang behalten. Die Verbraucherzentrale weist ausdrücklich darauf hin, dass sich die Empfehlungen aus Verjährung und Nachweispflichten ergeben und nicht aus einem einzigen Gesetz. Der wichtigste Maßstab ist die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren nach § 195 BGB. Sie beginnt nach § 199 BGB am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Innerhalb dieser drei Jahre kann Ihnen jemand eine Forderung stellen, und Sie brauchen den Beleg, um zu zeigen, dass Sie bereits gezahlt haben.

Dazu kommen einzelne gesetzliche Sonderfristen. Rechnungen für Handwerker- und Bauleistungen an einem Grundstück müssen auch Privatleute zwei Jahre aufbewahren, das regelt § 14b des Umsatzsteuergesetzes. Der Gesetzgeber will damit Schwarzarbeit erschweren. Wer sehr hohe Einkünfte hat, nämlich mehr als 500.000 Euro positive Überschusseinkünfte im Kalenderjahr, muss die zugehörigen Unterlagen nach § 147a AO sechs Jahre aufbewahren. Für die große Mehrheit der Haushalte ist das ohne Bedeutung.

So berechnen Sie das Fristende

Eine Aufbewahrungsfrist beginnt nicht am Tag der Rechnung, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres. Die Regel ist einfach: Sie nehmen das Jahr der Rechnung, zählen die Frist in Jahren dazu und gewinnen den 31. Dezember dieses Jahres als Stichtag. Am 1. Januar danach darf der Beleg weg. Ein Beispiel: Eine Rechnung für eine Reparatur vom Juni hat eine Frist von zwei Jahren. Sie läuft bis zum 31. Dezember des übernächsten Jahres. Dasselbe Verfahren gilt für die dreijährige Regelverjährung und für die steuerlichen Fristen. Eine Ausnahme ist die Gewährleistung: Sie beginnt nach § 438 Abs. 2 BGB erst mit der Ablieferung der Ware. Rechnen Sie bei Kaufbelegen daher ab dem Kaufdatum und planen Sie einen Puffer ein.

Welche Fristen gelten für welche Dokumentart?

Die folgende Tabelle fasst die gängigen Unterlagen zusammen. Die Frist bezeichnet jeweils das Minimum bzw. die übliche Empfehlung. Wo sie eine gesetzliche Pflicht ist, steht die Rechtsgrundlage; wo es sich um eine Empfehlung handelt, ist die Quelle genannt.

Dokumentart	Frist	Grundlage	Danach vernichten mit
Steuererklärung und Belege (Privat)	4 Jahre ab Bescheid	Festsetzungsfrist § 169 AO, Beginn nach § 170 AO	P-4
Steuerbescheide	möglichst dauerhaft, mindestens 10 Jahre	Empfehlung der Verbraucherzentrale	P-4
Kaufbelege, Quittungen, Garantiekarten	2 Jahre, bei längerer Herstellergarantie bis zu deren Ende	§ 438 Abs. 1 Nr. 3 BGB	P-3, mit Namen oder Kontodaten P-4
Handwerker- und Bauleistungen am Grundstück	2 Jahre Pflicht, 5 Jahre ratsam	§ 14b UStG, § 438 Abs. 1 Nr. 2 BGB	P-4
Kontoauszüge, Überweisungsbelege	3 Jahre	Verjährung nach § 195 BGB	P-4
Versicherungspolicen und Schriftwechsel	Laufzeit plus 3 Jahre	Verjährung nach § 195 BGB	P-4
Lebens- und Rentenversicherung	dauerhaft, auch nach Auszahlung	Empfehlung Verbraucherzentrale	nicht vernichten
Mietvertrag, Nebenkostenabrechnung (Mieter)	3 Jahre nach Mietende	§ 556 Abs. 3 BGB, § 195 BGB	P-4
Gehaltsabrechnungen	bis zur geprüften Lohnsteuerbescheinigung, für die Rente bis zur Klärung	Empfehlung, Deutsche Rentenversicherung	P-4 oder P-5
Rentenunterlagen (Arbeitsverträge, Sozialversicherungsnachweise)	bis der Rentenanspruch geklärt ist	Deutsche Rentenversicherung	P-5
Urteile, Vollstreckungsbescheide	30 Jahre	§ 197 BGB	P-4
Geburts-, Heirats-, Erbunterlagen, Zeugnisse	dauerhaft	Empfehlung Verbraucherzentrale	nicht vernichten

Die Spalte „Danach vernichten mit“ folgt einer einfachen Logik, die Sie unter Schutzklasse nachlesen können: Stehen nur allgemeine Angaben auf dem Papier, reicht eine niedrige Stufe. Sobald Name, Anschrift, Kontonummer, Steuer-ID oder Gesundheitsdaten vorkommen, handelt es sich um personenbezogene Daten, und die Stufe P-4 gilt als verbreitete Mindestempfehlung. Die DSGVO selbst nennt keine Stufe.

Was gilt für Kontoauszüge, Mietunterlagen und Rente?

Kontoauszüge sind ein Sonderfall, weil sie zugleich Zahlungsbeleg, Steuernachweis und Datenschatz sind. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht für Privatkonten besteht nicht. Banken wie die Sparkasse und ING empfehlen trotzdem drei Jahre, weil sich in diesem Zeitraum Streit über Mieten, Versicherungsbeiträge oder Onlinekäufe klären lässt. Wer Handwerkerleistungen oder haushaltsnahe Dienstleistungen steuerlich geltend macht, braucht nach § 35a EStG die Rechnung und den Nachweis der unbaren Zahlung. Der Kontoauszug muss dann mindestens so lange vorliegen, bis der Steuerbescheid ergangen und die Einspruchsfrist abgelaufen ist. Mehr dazu finden Sie in unserem Artikel zu Kontoauszügen.

Bei Mietunterlagen gibt es eine kurze, gesetzlich festgelegte Frist, die man leicht übersieht. Nach § 556 Abs. 3 BGB muss der Mieter Einwendungen gegen eine Betriebskostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Zugang mitteilen. Die Abrechnung selbst sollten Sie aber länger behalten: Die Verbraucherzentrale empfiehlt drei Jahre nach Mietende für Mietvertrag, Übergabeprotokoll, Nebenkostenabrechnungen und Kautionsnachweise.

Bei der Rente gilt ein anderer Grundsatz als bei allen anderen Unterlagen: Hier gibt es keine feste Frist. Die Deutsche Rentenversicherung rät, Beschäftigungsverträge, Lohnabrechnungen, Nachweise zur Sozialversicherung und Bescheinigungen über Kranken- oder Arbeitslosengeld aufzubewahren, bis der Rentenanspruch geklärt und bestätigt ist. Manche Zeiten, etwa Schulausbildung oder Kindererziehung, erfasst das Rentenkonto nicht automatisch. Dafür brauchen Sie eigene Nachweise. Eine frühzeitige Kontenklärung bei der Rentenversicherung ist kostenlos und verhindert, dass Lücken erst im Rentenalter auffallen.

Welche Fristen gelten für Selbstständige und Unternehmer?

Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer haben deutlich strengere und längere Pflichten als Privatleute, denn sie müssen Buchhaltungsunterlagen für das Finanzamt bereithalten. Drei Fristen sind zentral. Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz bewahren Sie zehn Jahre auf. Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge als Beleg bewahren Sie acht Jahre auf. Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen bewahren Sie sechs Jahre auf. Das ergibt sich aus § 147 Abs. 3 AO, aus § 257 Abs. 4 HGB und, für Rechnungen, aus § 14b Abs. 1 UStG.

Ältere Ratgeber nennen für Buchungsbelege noch zehn Jahre. Der aktuelle Gesetzestext nennt acht Jahre. Banken, Versicherer und Wertpapierinstitute bleiben bei zehn Jahren, weil für sie nach § 257 Abs. 4 HGB eine Ausnahme gilt. Die Frist beginnt wie bei Privatleuten mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden oder der Brief empfangen bzw. abgesandt wurde (§ 147 Abs. 4 AO).

Unterlage	Privatperson	Selbstständige und Unternehmer
Rechnungen und Belege	2 bis 3 Jahre, je nach Art	8 Jahre (§ 147 AO, § 14b UStG)
Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare	nicht vorgesehen	10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB)
Geschäftsbriefe, sonstige Steuerunterlagen	nicht vorgesehen	6 Jahre
Kontoauszüge	3 Jahre empfohlen	8 Jahre als Buchungsbeleg
Steuerbescheide	möglichst dauerhaft	mindestens so lange wie die zugehörigen Unterlagen

Warum die Frist manchmal nicht abläuft

Eine Besonderheit kennt viele Selbstständige nicht: Nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Die Festsetzungsfrist beträgt nach § 169 AO in der Regel vier Jahre, bei leichtfertiger Verkürzung fünf und bei Steuerhinterziehung zehn Jahre. Wer eine Betriebsprüfung erwartet oder einen Einspruch laufen hat, sollte deshalb nichts vernichten, auch wenn die Frist rechnerisch abgelaufen ist.

Digital aufbewahren und Papier vernichten

Papierbelege dürfen unter Bedingungen durch digitale Kopien ersetzt werden. Nach § 147 Abs. 2 AO ist das Aufbewahren auf einem Bild- oder Datenträger zulässig, wenn es den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und die Wiedergabe mit dem Original übereinstimmt, jederzeit verfügbar und lesbar ist. Ausgenommen sind Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz. Für Privatleute gilt diese Regel nicht; sie dürfen jederzeit scannen und das Original anschließend vernichten, sofern keine Pflicht zur Originalvorlage besteht, etwa bei Urkunden, Policen oder Erbscheinen. Wie Sie den Umstieg organisieren, beschreibt unser Beitrag Dokumente digitalisieren.

Was kann danach sicher vernichtet werden, und mit welcher Stufe?

Nach Ablauf der Frist gehören Dokumente mit personenbezogenen Daten in den Aktenvernichter und nicht in die Papiertonne. Die Norm DIN 66399 unterscheidet für Papier die Sicherheitsstufen P-1 bis P-7, wobei Stufe und Partikelgröße zusammenhängen. Die Stufe P-3 erzeugt Partikel von höchstens 320 mm², P-4 höchstens 160 mm², P-5 höchstens 30 mm². Ein A4-Blatt hat eine Fläche von 62.370 mm². Teilen Sie diese Fläche durch die Partikelgröße, erhalten Sie die Mindestzahl der Schnipsel: rund 195 bei P-3, rund 390 bei P-4 und rund 2.080 bei P-5.

Aus dieser Rechnung folgt eine praktische Zuordnung:

• P-3 genügt für Dokumente mit niedrigem Schutzbedarf, etwa Kassenbons ohne Namen, Werbung oder abgelaufene Gebrauchsanleitungen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) nennt P-3 im Baustein CON.6 als Mindeststufe für Papier in Institutionen.
• P-4 ist die Standardwahl für fast alles aus der Tabelle: Kontoauszüge, Steuerunterlagen, Verträge, Rechnungen mit Anschrift. Sie passt zur Schutzklasse 2 und gilt als die verbreitete Empfehlung für personenbezogene Daten.
• P-5 lohnt sich für besonders heikle Papiere wie Rentenunterlagen, Gesundheitsdaten, Gehaltsabrechnungen oder Dokumente mit Steuer-Identifikationsnummer. Der Landesdatenschutzbeauftragte Mecklenburg-Vorpommern empfiehlt für vertrauliche personenbezogene Daten grundsätzlich mindestens Stufe 4 und weist darauf hin, dass ein Büro-Kreuzschnitt der Stufe 4 für höhere Anforderungen nicht immer ausreicht.

Welche Geräte diese Stufen für den Hausgebrauch erreichen, sehen Sie in unserem Vergleich der Aktenvernichter für zuhause. Wenn Sie zusätzlich wissen möchten, wie sich die Stufen unterscheiden, hilft die Erklärung zu P-4. Eine einfache Merkregel: Je persönlicher das Papier, desto höher die Stufe, und lieber eine Stufe zu hoch als eine zu niedrig, denn aus Streifen lassen sich Seiten rekonstruieren, aus Mikropartikeln praktisch nicht.

Checkliste: So misten Sie Ihre Ablage sicher aus

1. Sortieren Sie die Unterlagen nach Dokumentart, nicht nach Datum.
2. Prüfen Sie je Gruppe die Frist in der Tabelle und berechnen Sie den Stichtag (31. Dezember des Ausstellungsjahres plus Frist).
3. Legen Sie alles zurück, das noch für eine Garantie, einen Streit, eine Steuerprüfung oder die Rente gebraucht werden könnte.
4. Scannen Sie, was Sie dauerhaft digital behalten möchten, und prüfen Sie die Scans auf Lesbarkeit.
5. Entfernen Sie große Metallteile wie Ordnerklammern. Heftklammern vertragen viele Geräte, aber nicht alle (siehe Heftklammern).
6. Vernichten Sie die abgelaufenen Papiere mit der passenden Stufe und entsorgen Sie das Schnittgut im Altpapier.
7. Notieren Sie, was Sie wann vernichtet haben, wenn es um Geschäftliches geht (siehe Vernichtungsprotokoll).

Häufige Fehler beim Aufbewahren und Vernichten

Der häufigste Fehler ist, Unterlagen aus Bequemlichkeit viel zu lange aufzuheben. Das ist rechtlich unproblematisch, aber datenschutzrechtlich ein Risiko, denn jedes Papier mit persönlichen Angaben kann bei Einbruch, Umzug oder Nachlass in falsche Hände geraten. Der zweite Fehler ist das Gegenteil: Garantiebelege werden zu früh weggeworfen, obwohl die Herstellergarantie länger läuft als die gesetzliche Gewährleistung von zwei Jahren. Der dritte Fehler betrifft die Digitalisierung: Wer Papier scannt und das Original vernichtet, muss die Dateien genauso sicher aufbewahren, also mit Sicherungskopie und Zugriffsschutz.

Ein vierter, oft unterschätzter Fehler: Dokumente, die dauerhaft aufzubewahren sind, werden im Zuge einer Aufräumaktion versehentlich mit vernichtet. Dazu zählen Geburts- und Heiratsurkunden, Zeugnisse, Grundbuchauszüge, Kreditunterlagen und Policen von Lebensversicherungen. Legen Sie diese Papiere in einer eigenen Mappe oder einem Notfallordner ab, damit sie beim Ausmisten gar nicht erst im Stapel landen. Weitere Anregungen für eine gelungene Ordnung finden Sie im Magazin.