Glossar
Aufbewahrungsfrist
Erst wenn die Frist abgelaufen ist, darf der Aktenvernichter ran.
Redaktion Aktenvernichter-Vergleich·Aktualisiert am ·So vergleichen wir
Definition
Die Aufbewahrungsfrist ist die Zeit, in der Unterlagen nicht vernichtet werden dürfen. Für Unternehmen gelten nach AO und HGB zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für Handelsbriefe. Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.
Inhalt
Was bedeutet Aufbewahrungsfrist?
Eine Aufbewahrungsfrist legt fest, wie lange Dokumente aufgehoben werden müssen, bevor Sie sie entsorgen dürfen. Sie ist das Gegenstück zur Löschpflicht: Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten nicht länger als nötig gespeichert werden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gehen dem aber vor, wie Art. 17 Abs. 3 ausdrücklich vorsieht.
Wer vor Ablauf schreddert, riskiert Nachteile bei Betriebsprüfungen. Wer Jahre später noch alles lagert, sammelt unnötig Daten an. Beides lässt sich mit einem klaren Fristenplan vermeiden.
Die wichtigsten Fristen für Unternehmen
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Buchungsbelege, Rechnungen | 8 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Eintragung erfolgte oder der Beleg entstand. Zusätzlich gilt: Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Rechenbeispiel: Wann endet die Frist für eine Rechnung?
Eine Eingangsrechnung trägt das Datum 14. März. Der Beleg entsteht im Kalenderjahr „Jahr 0“, die Frist beginnt daher am 31. Dezember dieses Jahres. Acht Jahre später, am 31. Dezember von „Jahr 8“, endet sie. Erst danach, also im Januar von Jahr 9, ist die Rechnung frei zur Vernichtung. Der März der Ausstellung spielt dabei keine Rolle.
Praxis: Fristen im Haushalt und im Betrieb
- Wenn Sie Unternehmer sind, ordnen Sie jede Unterlage einer der drei Gruppen zu und beschriften Sie die Ablage mit dem Jahr, ab dem sie vernichtet werden darf.
- Wenn Sie Privatperson sind, gibt es keinen einheitlichen Katalog. Nur für bestimmte Rechnungen über Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück nennt § 14b UStG zwei Jahre. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre; viele heben Belege deshalb mindestens so lange auf. Eine praktische Liste liefert der Artikel Aufbewahrungsfristen im Privatbereich.
- Wenn die Frist abgelaufen ist, wählen Sie die Stufe nach Schutzbedarf. Für personenbezogene Daten gilt P-4 als verbreitete Empfehlung.
Ein häufiger Irrtum: „Alles zehn Jahre“. Das trifft nur für Bücher und Abschlüsse zu, Belege dürfen nach acht Jahren gehen. Weil die Frist für Buchungsbelege früher länger war, nennen ältere Merkblätter dafür oft noch zehn Jahre. Prüfen Sie im Zweifel den aktuellen Gesetzestext.
Wie Sie die Vernichtung belegen, erklärt der Eintrag Vernichtungsprotokoll. Die Einstufung Ihrer Unterlagen hilft Schutzbedarf, die technische Seite behandelt Sicherheitsstufe und DSGVO-konforme Vernichtung.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Als Unternehmer acht Jahre nach § 14b UStG und § 147 AO, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres der Rechnung.
Darf ich nach Fristablauf sofort schreddern?
In der Regel ja. Prüfen Sie aber, ob die Unterlagen noch für laufende Steuerverfahren oder Streitigkeiten gebraucht werden, denn dann läuft die Frist nicht ab.
Gilt die Aufbewahrungsfrist auch für digitale Kopien?
Ja. Nach § 147 Abs. 2 AO und § 257 Abs. 3 HGB dürfen Unterlagen als Wiedergabe auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn sie lesbar und unverändert verfügbar bleiben.
